Como organizar a agenda de trabalho para aumentar a produtividade

Você já ouviu falar sobre administração do tempo? Embora esse termo seja bastante popular, você já parou para pensar que isso é impossível? O tempo é o mesmo para todos e você não consegue aumentá-lo ou diminuí-lo. Mas, se deseja ter mais tempo de qualidade e maiores resultados, há algo que você pode – e deve – fazer: organizar a sua agenda de trabalho.

Para te ajudar, elaborei este artigo com 10 dicas que levarão você a atingir níveis superiores de produtividade.

1 – Centralize a sua agenda de trabalho e projetos
A primeira coisa necessária para organizar a sua agenda é escolher uma ferramenta. Se você não gosta de aplicativos, use a agenda tradicional. Se você não costuma andar com agenda, use aplicativos, o importante é você ter disciplina em anotar suas tarefas

2 – Entenda a diferença entre tarefas e compromissos
Algumas pessoas tentam usar a agenda para definir todas as atividades que realizarão no dia, com horário para início e término. Esse é um processo bastante cansativo e difícil de cumprir de forma exata, o que gera ansiedade e estresse.
Esse erro acontece porque as pessoas não sabem diferenciar tarefas de compromissos. Tarefas são atividades que precisam ser realizadas no dia, mas que você pode fazer em qualquer horário de sua jornada. Por exemplo: ler e-mails, criar uma apresentação para uma reunião ou enviar uma proposta para um cliente.
Compromissos precisam ser realizados em determinado dia e horário, como reuniões, eventos ou envio de algum relatório que tem horário predeterminado.

3 – Classifique as suas tarefas
Classificar as tarefas dará clareza na hora de priorizar o que deve ser feito.
Sempre deixe uma margem de 15% a 20% de tempo do seu dia para urgências. Por mais que você planeje, imprevistos acontecerão e você precisa estar preparado.
Christian Barbosa, especialista em produtividade e autor do livro A Tríade do Tempo, defende que as tarefas e reuniões devem ser classificadas em:

Importante: tarefas que trazem resultados e que ainda há tempo para serem entregues.
Urgente: tarefas que já tiveram o tempo esgotado, que geram estresse. Tarefas importantes podem tornar-se urgentes se não forem realizadas.
Circunstanciais: tarefas que não agregam valor. Muitas vezes realizadas por obrigação ou pressão social.

4 – Esqueça o planejamento do dia
É muito comum ouvir as pessoas dizerem para você planejar o dia. Alguns dizem até mesmo para, antes de dormir, planejar o dia seguinte. Esse é um dos maiores vilões da produtividade.
O planejamento é realizado com o objetivo de lhe proporcionar clareza e flexibilidade, algo que você não consegue planejando o dia. O ideal é planejar a semana, pois conseguirá ter uma visão clara se algum dia está sobrecarregado e realocar tarefas ou reagendar reuniões.
Imagine que você tenha que entregar um relatório na sexta, mas observa que a sua agenda nesse dia está muito cheia. Porque não antecipar para quinta ou quarta, que está mais tranquilo?

5 – Priorize o seu dia
Agora que você sabe o que tem que fazer é o momento de definir a ordem de fazer. A priorização deve ser simples, de forma numérica e em ordem crescente.
Uma dica é iniciar com tarefas que você consegue resolver em até 3 minutos. O ideal é que não tenha tarefas urgentes no início do dia, mas, se houver, elimine logo e siga para as mais importantes.
Para ser ainda mais produtivo, agrupe tarefas semelhantes, como ligar para clientes, responder e-mails, realizar orçamentos etc, para serem realizadas juntas. Aproveite o tempo de espera ou deslocamento para realizar algumas tarefas como revisar apresentações e indicadores, ler e-mails ou ouvir um podcast.

6 – Elimine a multitarefa
Ser multitarefa é fazer diversas coisas ao mesmo tempo. Pesquisas mostram que esse hábito reduz em média 30% da produtividade. Portanto, se concentre em uma tarefa por vez e só passe para outra tarefa após finalizar a que está realizando.
No início será complicado, especialmente porque começarão a surgir na sua mente diversas coisas que você tem para fazer. Quando isso acontecer, anote imediatamente esse pensamento na sua agenda e retorne para a atividade.
Você precisa deixar a sua mente livre, assim a concentração será maior e a tarefa será realizada mais rapidamente.

7 – Elimine as distrações
A distração é o principal fator que leva à multitarefa e à consequente procrastinação.
Avisos de recebimento de e-mail, notificações de mensagens de redes sociais no celular, toque de telefone e conversas paralelas tiram o foco da atividade e cada vez que isso acontece leva um tempo até que o ritmo seja retomado.
Defina horários para ler e-mails, desative as notificações do celular e, quando uma tarefa for muito importante ou urgente, como quando você está fechando uma venda, deixe o celular no modo avião.

8 – Aprenda a dizer não
Quantas vezes você já disse “sim”, quando a real vontade era dizer “não”?
Dizer não é muito difícil, mas demonstra que você respeita o seu próprio tempo e as suas prioridades.
Faça isso de modo respeitoso e de imediato. Não dê desculpas ou minta, seja sincero.

9 – Delegue o que puder
Ao realizar o planejamento, pare por alguns minutos e pergunte-se: Quais dessas tarefas eu posso delegar? Você pode ficar surpreso com o tempo que ganhará ao fazer isso.
Aqui vão algumas dicas de atividades que podem ser delegadas facilmente: compra de passagens aéreas; reserva de hotel; criação de apresentações e agendamento de reuniões.

10 – Cuide de você mesmo
Você pode ter o melhor método e contar com as melhores ferramentas. No entanto, para tornar a sua agenda de trabalho realmente produtiva, você precisa de energia para executá-la.
Para conseguir isso, é necessário praticar atividade física, alimentar-se de forma balanceada, tomar bastante água e relaxar.
Você pode estar se perguntando se realmente vale a pena seguir estas dicas. A minha sugestão é: não acredite, faça o teste por no mínimo 30 dias e comprove os resultados.
E você, o que faz para tornar o seu dia mais produtivo? Deixe abaixo o seu comentário!